Power Automate 和 Power Query 配合的例子

Power Automate 和 Power Query 配合的例子

例子：自動化報告生成

場景：公司每週需要生成一份銷售報告，報告中包含最近一週的銷售數據，並將其發送給相關團隊。使用 Power Automate 和 Power Query 的結合，可以自動化這一過程，節省時間並減少人為錯誤。

步驟詳細說明

1. 使用 Power Query 準備數據

• 數據來源：首先，在 Excel 或 Power BI 中使用 Power Query 連接到銷售數據源（例如 SQL 數據庫、Excel 文件或雲端服務）。
• 數據清理：在 Power Query 中，可以執行以下操作：
  • 過濾出最近一週的銷售數據。
  • 計算總銷售額、平均銷售額等指標。
  • 將數據格式化為適合報告的樣式。
• 加載數據：將清理後的數據加載到 Excel 表格或 Power BI 報告中。

2. 使用 Power Automate 自動發送報告

• 創建自動化流程：

  • 在 Power Automate 中，創建一個新的流程，設置觸發器。例如，可以設置為每週的特定時間（如每週一上午9點）自動啟動。

• 提取數據：流程將從 Power Query 加載的數據源中提取最新的報告數據。

• 生成報告：

  • 使用 Power Automate 中的 "Excel Online (Business)" 或 "Outlook" 連接器，自動生成報告，並將清理好的數據填入 Excel 模板中。

• 發送報告：流程的最後一步是使用 "Send an email" 功能，將生成的報告作為附件發送給相關團隊或人員。

整體流程示意

1. Power Query：

   • 連接數據源 → 清理和格式化數據 → 加載到 Excel 或 Power BI

2. Power Automate：

   • 設置觸發器（每週時間） → 提取數據 → 生成報告 → 發送電子郵件

優勢

• 節省時間：自動化報告生成過程，減少了手動操作的需求。
• 提高準確性：通過自動化過程，減少了因手動輸入數據而可能出現的錯誤。
• 即時更新：報告中的數據是最新的，有助於做出即時的業務決策。

總結

結合 Power Automate 和 Power Query，可以有效地自動化報告生成的過程，提升工作效率並確保數據的準確性。這種自動化不僅適用於銷售報告，還可以擴展到其他多種業務需求中。